{"id":73169,"date":"2025-05-30T17:37:44","date_gmt":"2025-05-30T14:37:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73169"},"modified":"2026-10-30T11:34:28","modified_gmt":"2026-10-30T09:34:28","slug":"was-ist-ein-erfassungsworkflow","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-erfassungsworkflow\/","title":{"rendered":"Was ist ein Erfassungsworkflow?"},"content":{"rendered":"\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-is-a-capture-workflow\">Was ist ein Erfassungsworkflow?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein Erfassungsworkflow ist ein Prozess, der eingehende Dokumente automatisch erfasst, digitalisiert und organisiert. Er steuert den Weg von der Dokumenteneingabe \u2013 wie das Scannen von Papierakten oder das Importieren von E-Mails \u2013 bis hin zur Speicherung in einem Dokumentenmanagementsystem. Es ist sozusagen eine Flie\u00dfbandproduktion f\u00fcr die Dokumentenverarbeitung.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-does-a-capture-workflow-actually-do\">Was macht ein Erfassungsworkflow eigentlich?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zun\u00e4chst werden Dokumente aus unterschiedlichen Quellen erfasst: etwa Scannern, E-Mail-Postf\u00e4chern, mobilen Ger\u00e4ten oder \u00fcberwachten Ordnern. OCR und gegebenenfalls weitere Erkennungswerkzeuge lesen Text und ben\u00f6tigte Angaben wie Datumswerte, Namen oder Rechnungsnummern aus. Konfigurierte Regeln helfen anschlie\u00dfend, Dokumente zu benennen, mit Metadaten zu versehen und am richtigen Ort abzulegen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-why-is-this-important-in-document-management\">Warum ist dies im Dokumentenmanagement wichtig?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ohne geregelte Erfassung ist der Dokumenteneingang langsam und fehleranf\u00e4llig. Mitarbeiter scannen Dateien einzeln, vergeben Namen und verschieben sie manuell in Ordner. Ein passend eingerichteter Erfassungsworkflow automatisiert geeignete Schritte und reduziert den manuellen Aufwand. Er unterst\u00fctzt auch die Versionskontrolle und hilft, verlorene oder falsch abgelegte Dokumente zu vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-the-sources-a-capture-workflow-can-pull-from\">Welche Quellen kann ein Erfassungsworkflow einbinden?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Erfassungsworkflows k\u00f6nnen Eingaben aus unterschiedlichen Quellen verarbeiten, darunter:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Gescannte Papierdokumente<\/li>\n\n\n\n<li>E-Mail-Anh\u00e4nge<\/li>\n\n\n\n<li>Mobile-Uploads<\/li>\n\n\n\n<li>Netzwerkordner<\/li>\n\n\n\n<li>Cloud-Speicher (wie Dropbox oder Google Drive)<\/li>\n\n\n\n<li>Faxserver oder Multifunktionsdrucker<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Moderne Systeme unterst\u00fctzen h\u00e4ufig direkte Integrationen mit diesen Quellen, was den Prozess nahtlos macht.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-kind-of-information-can-it-extract\">Welche Art von Informationen kann es extrahieren?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit OCR und intelligenten Datenerkennungstools kann ein Erfassungsworkflow extrahieren:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Textinhalt (aus gedruckten oder handschriftlichen Dokumenten)<\/li>\n\n\n\n<li>Metadaten wie Datumswerte, Autoren, Rechnungsnummern oder Bestellkennungen<\/li>\n\n\n\n<li>Barcodes und QR-Codes<\/li>\n\n\n\n<li>Dokumententypen (z. B. Rechnungen, Vertr\u00e4ge, Belege)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Diese Informationen lassen sich verwenden, um Dokumente zu kategorisieren, umzubenennen und passend weiterzuleiten.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-does-it-replace-manual-scanning\">Ersetzt es das manuelle Scannen?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nicht ganz \u2013 es baut darauf auf. Das manuelle Scannen erfasst das Bild des Dokuments, aber ein Erfassungsworkflow nimmt diese gescannte Datei und macht sie nutzbar. Er benennt sie um, extrahiert Schl\u00fcsseldaten und ordnet sie korrekt zu. Ohne einen Workflow sind gescannte Dokumente lediglich digitale Bilder in einem Ordner. Mit einem Workflow werden sie durchsuchbar, gekennzeichnet und Teil Ihres Dokumentenmanagementsystems.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-is-a-capture-workflow-customizable\">Ist ein Erfassungsworkflow anpassbar?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ja, die meisten Systeme erlauben es Ihnen, benutzerdefinierte Workflows basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen zu erstellen. Sie k\u00f6nnen Folgendes definieren:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Eingabequellen (z. B. E-Mail-Adresse oder Ordner)<\/li>\n\n\n\n<li>Regeln f\u00fcr die Benennung und Kennzeichnung<\/li>\n\n\n\n<li>Zu extrahierende Metadaten<\/li>\n\n\n\n<li>Routing-Pfade (wohin das Dokument weitergeleitet werden soll)<\/li>\n\n\n\n<li>Ausgel\u00f6ste Warnungen oder Freigaben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Diese Einstellungen stellen sicher, dass der Workflow Ihren bestehenden Prozessen entspricht, anstatt Sie zur Anpassung an die Software zu zwingen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-can-it-handle-different-document-types\">Kann es verschiedene Dokumententypen verarbeiten?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein entsprechend eingerichteter Erfassungsworkflow kann Dokumenttypen anhand von Vorlagen oder Regeln unterscheiden. Beispielsweise kann das Wort \u201eRechnung\u201c zur Zuordnung in die Buchhaltung f\u00fchren, w\u00e4hrend \u201eLebenslauf\u201c auf die Personalabteilung verweist. Welche Erkennung und Zuordnung verf\u00fcgbar ist, h\u00e4ngt von der eingesetzten L\u00f6sung ab.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-the-benefits-of-using-a-capture-workflow\">Welche Vorteile bietet die Nutzung eines Erfassungsworkflows?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es gibt viele, darunter:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Schnellerer Dokumenteneingang und schnellere Verarbeitung<\/li>\n\n\n\n<li>Verbesserte Genauigkeit durch Automatisierung<\/li>\n\n\n\n<li>Weniger falsch abgelegte oder verlorene Dokumente<\/li>\n\n\n\n<li>Bessere Einhaltung der Benennungs- und Speicherstandards<\/li>\n\n\n\n<li>Reduzierte manuelle Arbeit und weniger repetitive Aufgaben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr Teams, die w\u00f6chentlich Hunderte oder Tausende von Dokumenten bearbeiten, summieren sich diese Vorteile schnell.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-is-ocr-always-part-of-a-capture-workflow\">Ist OCR immer Teil eines Erfassungsworkflows?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In der Regel ja. OCR (Optische Zeichenerkennung) ist ein Kernbestandteil, der gescannte Bilder oder PDFs in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umwandelt. Ohne OCR k\u00f6nnte das System keinen Text aus Bildern extrahieren, was die Automatisierung einschr\u00e4nkt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-can-i-review-or-override-what-the-workflow-does\">Kann ich den Workflow \u00fcberpr\u00fcfen oder \u00fcberschreiben?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ja. Die meisten Plattformen erm\u00f6glichen es, Pr\u00fcfpunkte f\u00fcr die \u00dcberpr\u00fcfung einzurichten. Dies kann bedeuten, dass extrahierte Metadaten \u00fcberpr\u00fcft, Dateinamen verifiziert oder die Dokumentenplatzierung vor dem endg\u00fcltigen Speichern best\u00e4tigt werden m\u00fcssen. Einige Unternehmen bevorzugen eine vollst\u00e4ndige Automatisierung, w\u00e4hrend andere f\u00fcr sensible Dokumente eine menschliche Freigabe w\u00fcnschen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-is-this-something-folderit-supports\">Unterst\u00fctzt Folderit dies?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Folderit unterst\u00fctzt den Dokumenteneingang etwa per Upload und E-Mail-Import sowie strukturierte Ablage, Metadaten, OCR-Suche und konfigurierbare Workflows. Welche Angaben automatisch extrahiert und welche Dateien anhand von Regeln sortiert werden k\u00f6nnen, h\u00e4ngt vom konkreten Ablauf ab. Erweiterte Erkennung oder externe Quellen k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Konfiguration oder eine Integration erfordern; pr\u00fcfen Sie den gesamten Erfassungsprozess im Pilotbetrieb.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-if-my-documents-come-from-different-sources\">Was ist, wenn meine Dokumente aus verschiedenen Quellen stammen?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Daf\u00fcr sind Erfassungsworkflows gedacht. Ob Dokumente per E-Mail, Scanner, Smartphone oder Cloud-Speicher eintreffen: Unterst\u00fctzte Quellen k\u00f6nnen in einen gemeinsamen Ablauf eingebunden werden. So verteilen sich Dateien weniger \u00fcber verschiedene Ger\u00e4te und Plattformen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-can-it-work-in-real-time\">Kann es in Echtzeit funktionieren?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Manche Workflows starten direkt beim Dokumenteneingang. Eine Rechnung an eine festgelegte E-Mail-Adresse kann beispielsweise importiert, passend benannt, der Kreditorenbuchhaltung zugeordnet und zur Freigabe weitergeleitet werden. Die einzelnen Schritte m\u00fcssen von der L\u00f6sung unterst\u00fctzt und entsprechend konfiguriert sein.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-are-there-any-risks-or-downsides\">Gibt es irgendwelche Risiken oder Nachteile?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Automatisierung ist leistungsf\u00e4hig, aber nicht perfekt. Wenn Regeln falsch eingerichtet werden, k\u00f6nnen Dokumente falsch abgelegt oder falsch benannt werden. Deshalb ist es klug, mit einer Testphase zu beginnen und die Regeln vor der vollst\u00e4ndigen Einf\u00fchrung anzupassen. Die meisten Systeme f\u00fchren zudem Logs, sodass Sie verfolgen k\u00f6nnen, was passiert ist, wenn etwas schiefgeht.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-do-i-get-started-with-a-capture-workflow\">Wie beginne ich mit einem Erfassungsworkflow?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Beginnen Sie mit der Identifizierung Ihrer h\u00e4ufigsten Dokumentenquellen und der Informationen, die Sie extrahieren m\u00f6chten. W\u00e4hlen Sie dann eine Plattform, die Workflow-Automatisierung und OCR unterst\u00fctzt. Richten Sie Regeln basierend auf den Namenskonventionen Ihres Teams, der Ordnerstruktur und dem Freigabeprozess ein. F\u00fchren Sie einige Test-Uploads durch, um sicherzustellen, dass das System wie erwartet funktioniert, und passen Sie es bei Bedarf an.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-industries-benefit-most-from-capture-workflows\">Welche Branchen profitieren besonders von Erfassungsworkflows?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Fast jeder Industriezweig kann sie nutzen, doch sie sind besonders wertvoll in:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Buchhaltung und Finanzen (f\u00fcr Rechnungen, Belege und Steuerdokumente)<\/li>\n\n\n\n<li>Rechtswesen (f\u00fcr Vertr\u00e4ge, Gerichtsdokumente und Aktennotizen)<\/li>\n\n\n\n<li>Gesundheitswesen (f\u00fcr Patientenakten und Compliance)<\/li>\n\n\n\n<li>Bildung (f\u00fcr Sch\u00fclerakten und Personalakten)<\/li>\n\n\n\n<li>Personalabteilungen (f\u00fcr Onboarding-Unterlagen und Arbeitszeitnachweise)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00dcberall mit wiederkehrendem Dokumenteneingang k\u00f6nnen Erfassungsworkflows viel bewirken.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-final-thoughts-on-capture-workflows\">Was ist bei Erfassungsworkflows abschlie\u00dfend wichtig?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Erfassungsworkflows sind hilfreiche Werkzeuge f\u00fcr dokumentenintensive Organisationen. Sie reduzieren wiederkehrende Aufgaben, verbessern die Datenqualit\u00e4t und geben Ihrem Team mehr Zeit f\u00fcr anspruchsvollere Arbeit. Wenn Sie digitale Dokumente noch von Hand sortieren, lohnt sich die Pr\u00fcfung eines geeigneten automatisierten Ablaufs.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Erfassungsworkflow: Ein Erfassungsworkflow beschreibt, wie eingehende Dokumente oder Informationen aufgenommen, zugeordnet, gepr\u00fcft und in einen weiteren.<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":0,"parent":73178,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"page-glossary.php","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-73169","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Was ist ein Erfassungsworkflow? | Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Erfassungsworkflow: Ein Erfassungsworkflow beschreibt, wie eingehende Dokumente oder Informationen aufgenommen, zugeordnet, gepr\u00fcft und in einen weiteren.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-erfassungsworkflow\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Was ist ein Erfassungsworkflow?\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Erfassungsworkflow: Ein Erfassungsworkflow beschreibt, wie eingehende Dokumente oder Informationen aufgenommen, zugeordnet, gepr\u00fcft und in einen weiteren.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-erfassungsworkflow\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Document Management System Folderit\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/folderit\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-10-30T09:34:28+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Folderit-EDMS.png\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1200\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"628\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/png\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@FolderitDMS\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"5 minutes\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-erfassungsworkflow\/\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-erfassungsworkflow\/\",\"name\":\"Was ist ein Erfassungsworkflow? 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