{"id":73148,"date":"2025-12-09T16:45:10","date_gmt":"2025-12-09T14:45:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73148"},"modified":"2026-10-30T10:06:28","modified_gmt":"2026-10-30T08:06:28","slug":"digitale-akten-und-datensatzverwaltung","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/digitale-akten-und-datensatzverwaltung\/","title":{"rendered":"Digitale Akten- und Datensatzverwaltung"},"content":{"rendered":"\n<style>\n.page-id-73148 section.page.narrow{max-width:980px;padding-top:48px;padding-bottom:72px}\n.page-id-73148 section.page>h1{font-size:40px;line-height:1.18;letter-spacing:-.6px;text-align:left;margin:0 0 22px}\n.folderit-records-page{color:#383838;font-size:18px;line-height:1.7}\n.folderit-records-page p{font-size:18px;line-height:1.7;margin:0 0 18px}\n.folderit-records-page .rec-lead{font-size:21px;line-height:1.55;max-width:850px}\n.folderit-records-page .rec-jump{display:flex;flex-wrap:wrap;gap:10px 24px;margin:22px 0 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Folderit verbindet digitale Formulare, durchsuchbare Metadaten, Freigaben und Aufbewahrungsregeln an einem Ort.<\/p>\n<p>Erstellen Sie ein Vorfallregister, organisieren Sie Personalakten oder halten Sie Vertr\u00e4ge sowie deren unterst\u00fctzende Dateien zusammen. Ihr Team kann die ben\u00f6tigten Informationen erfassen, die richtige Akte finden und nachvollziehen, was mit ihr im Laufe der Zeit geschehen ist.<\/p>\n<div class=\"rec-actions\"><a class=\"rec-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/de\/signup\/\">Probieren Sie Folderit kostenlos aus<\/a><a class=\"rec-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">Buchen Sie eine Live-Demo<\/a><\/div>\n<nav class=\"rec-jump\" aria-label=\"Auf dieser Seite\"><a href=\"#records-capture\">Erfassen &amp; organisieren<\/a><a href=\"#records-search\">Finden &amp; Nachverfolgen<\/a><a href=\"#records-retention\">Aufbewahrung<\/a><a href=\"#records-control\">Zugriff &amp; Verlauf<\/a><a href=\"#records-examples\">Praktische Beispiele<\/a><\/nav>\n<figure class=\"rec-hero\"><img width=\"2560\" height=\"1201\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-scaled.png\" class=\"wp-image-60379\" alt=\"Folderit Formular-Vorlagen-Editor mit Feldern f\u00fcr einen Vorfallbericht\" decoding=\"async\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-scaled.png 2560w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-300x141.png 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-1024x480.png 1024w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-768x360.png 768w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-1536x720.png 1536w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-2048x960.png 2048w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-928x435.png 928w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-800x375.png 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-77x36.png 77w\" sizes=\"(max-width: 2560px) 100vw, 2560px\" \/><figcaption>Konfigurieren Sie die Felder, die Ihr Team ben\u00f6tigt, einschlie\u00dflich erforderlicher Werte und unterst\u00fctzender Anh\u00e4nge.<\/figcaption><\/figure>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-capture\"><h2>Erfassen Sie die Informationen, die Ihre Aufzeichnungen ben\u00f6tigen<\/h2>\n<p id=\"h-what-digital-records-management-software-actually-does\">Ein n\u00fctzlicher Datensatz braucht Kontext: Worum geht es, wer ist verantwortlich und welche Datumsangaben sind wichtig? Folderit speichert diese Informationen zusammen mit Dateien oder erfasst sie direkt \u00fcber ein eForm.<\/p>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-a-document-management-system-with-forms-not-just-folders\"><h3>Datens\u00e4tze mit eForms erstellen<\/h3><p>Erstellen Sie ein wiederverwendbares Formular mit Datumsfeldern, Dropdown-Men\u00fcs, Benutzerfeldern, erforderlichen Werten und Dateianh\u00e4ngen. Das Einreichen erstellt einen strukturierten Datensatz im Ordner, in dem der Benutzer das Formular ge\u00f6ffnet hat. Es ist kein separates Word-Dokument erforderlich, um die Daten zu speichern.<\/p><p>Legen Sie anhand von Feldwerten wie Vorfallsreferenz und Abteilung ein Muster f\u00fcr den Datensatznamen fest. Zeigen Sie wichtige Felder als Ordnerspalten an, damit Schl\u00fcsselinformationen sichtbar sind, ohne jeden Datensatz zu \u00f6ffnen. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/eforms\/\">Sehen Sie, wie eForms funktionieren<\/a>.<\/p><\/div>\n<div id=\"h-automated-records-capture-no-more-manual-chasing\"><h3>Bringen Sie Ihre bestehenden Dateien und E-Mails mit<\/h3><p>Laden Sie Dokumente hoch, speichern Sie ausgew\u00e4hlte E-Mails und Anh\u00e4nge mit dem <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/which-integrations-are-available\/\">Outlook-Add-in<\/a> oder aktivieren Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/import-files-over-email\/\">E-Mail-Importadresse eines Ordners<\/a> f\u00fcr eingehende Dateien.<\/p><p>Ein Scanner oder ein anderes System, das Dokumente per E-Mail senden kann, kann diese Adresse ebenfalls verwenden. W\u00e4hlen Sie das Ziel aus und konfigurieren Sie dessen Metadaten-, Zugriffs- und Automatisierungseinstellungen entsprechend den aufzunehmenden Aufzeichnungen.<\/p><\/div>\n<div><h3>Verwenden Sie konsistente Felder \u00fcber Teams hinweg<\/h3><p>Verkn\u00fcpfen Sie kompatible Felder in verschiedenen Formularen mit demselben vorhandenen Metadatenfeld. Zum Beispiel k\u00f6nnen ein Kundenname aus einem Vertragsformular und einem Service-Fall-Formular in einer gemeinsamen Ordnerspalte erscheinen. Jeder Datensatz beh\u00e4lt seinen eigenen Wert.<\/p><p>W\u00e4hlen Sie die Verkn\u00fcpfung beim Erstellen des Feldes. Zwei Felder mit gleicher Bezeichnung werden nicht automatisch verkn\u00fcpft. Gemeinsame Metadaten machen Listen und Suchen \u00fcber mehrere Formulare hinweg n\u00fctzlicher.<\/p><\/div>\n<div><h3>Datens\u00e4tzen Referenznummern zuweisen<\/h3><p>Konfigurieren Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/document-numbering\/\">automatische Nummerierung<\/a> f\u00fcr Dokumente oder Formularaufzeichnungen mit Sequenz- und Datenelementen. Ein Formularnummerierungsschema kann mehrere Formularevorlagen abdecken.<\/p><p>Die Nummerierung ist vom angezeigten Muster f\u00fcr den Datensatznamen unabh\u00e4ngig und in den Pl\u00e4nen Medium und Tailor verf\u00fcgbar.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-search\"><h2>Die richtige Unterlage finden und rechtzeitig handeln<\/h2>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-searchable-reportable-records-not-just-stored-files\"><h3>Suchen Sie nach dem, was Sie wissen<\/h3><p>Nutzen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/searching\/\">Suchfilter<\/a> f\u00fcr einen Formulartyp, eine Abteilung, einen Kunden, ein Datum oder einen anderen Metadatenwert. F\u00fcgen Sie Aufgabenfilter hinzu, wenn Sie Datens\u00e4tze ben\u00f6tigen, die mit Freigaben oder anderen Workflow-Aufgaben verkn\u00fcpft sind.<\/p><p>Deep Search durchsucht zudem den indexierten Inhalt in unterst\u00fctzten Dokumenten und Scans, einschlie\u00dflich PDF, DOCX, PNG und JPG. Die OCR-Genauigkeit h\u00e4ngt von der Scan-Qualit\u00e4t und der Sprache ab; XLSX-Inhalte sind nicht im OCR-Inhaltsdurchsuchung enthalten.<\/p><p>Exportieren Sie Suchergebnisse mit Metadaten nach Excel oder CSV. Die Ergebnisse bleiben auf die Datens\u00e4tze beschr\u00e4nkt, auf die der Benutzer Berechtigungen hat.<\/p><\/div>\n<div><h3>Verwandeln Sie Datumsangaben in Erinnerungen<\/h3><p>Konfigurieren Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/automated-reminders-for-form-records\/\">automatische Formular-Erinnerungen<\/a> vor oder nach einem Datumsfeld, mit optionalen Bedingungen und ausgew\u00e4hlten Empf\u00e4ngern. Regeln lassen sich auf bestehende und neue Datens\u00e4tze anwenden.<\/p><p>Beispielsweise senden Sie eine Erinnerung 30 Tage vor dem Vertragsenddatum, nur solange sein Status Aktiv ist. W\u00e4hlen Sie einen Benutzer, eine Gruppe, eine E-Mail-Adresse oder ein berechtigtes Empf\u00e4ngerfeld aus und f\u00fcgen Sie Aufzeichnungsdaten in die Nachricht ein.<\/p><p>Dies macht Fristen zu einem Teil der Einrichtung des Dokuments anstatt eines separaten Kalenders, den jemand pflegen muss.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-retention\"><span id=\"h-records-retention-automation-that-works\"><\/span><h2>Definieren Sie, was passiert, wenn eine Aufbewahrungsfrist endet.<\/h2>\n<p>Folderit speichert Dateien standardm\u00e4\u00dfig unbegrenzt. Mit <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/retention-automation\/\">automatisierter Aufbewahrung<\/a>, verf\u00fcgbar in den Pl\u00e4nen Medium und Tailor, w\u00e4hlen Sie Zeitraum, Startdatum und auszuf\u00fchrende Aktion.<\/p>\n<ol class=\"rec-steps\"><li><strong>W\u00e4hlen Sie den Ausgangspunkt.<\/strong><span>Verwenden Sie ein relevantes Metadatum, wie das Erstellungsdatum, das letzte \u00c4nderungsdatum oder das Freigabedatum, um festzulegen, wann der Aufbewahrungsablauf beginnt.<\/span><\/li><li><strong>W\u00e4hlen Sie die Endaktion.<\/strong><span>Verschieben Sie Dateien in einen Archivordner, senden Sie sie in den Papierkorb oder l\u00f6schen Sie sie dauerhaft. Das Archivieren kann die bestehende Ordnerstruktur erhalten.<\/span><\/li><li><strong>Legen Sie den Geltungsbereich und Ausnahmen fest.<\/strong><span>Stellen Sie Einstellungen f\u00fcr einen Ordner und gegebenenfalls dessen Unterordner fest. \u00dcberschreiben Sie vererbte Einstellungen f\u00fcr einzelne Dateien oder Ordner, wo eine andere Frist erforderlich ist.<\/span><\/li><\/ol>\n<div class=\"rec-note\"><p>Zeigen Sie bei Bedarf <strong>Ende der Aufbewahrung<\/strong> in der Ordnerliste an und nutzen Sie <strong>Dashboard &amp; Berichte<\/strong> , um Dateien zu sehen, die sich diesem Datum n\u00e4hern. Ihre Organisation legt angemessene Aufbewahrungsfristen und Ma\u00dfnahmen fest; Folderit f\u00fchrt die konfigurierten Einstellungen aus.<\/p><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-control\"><h2>Steuerung des Zugriffs und Beibehaltung der verkn\u00fcpften Historie<\/h2>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-security-and-compliance-simplified\"><h3>W\u00e4hlen Sie, wer was tun kann<\/h3><p>Teilen Sie Datens\u00e4tze mit den Personen oder Gruppen, die sie ben\u00f6tigen. Die im Tailor-Plan verf\u00fcgbaren <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/custom-permission\/\">benutzerdefinierte Berechtigungen<\/a> erm\u00f6glichen eine getrennte Steuerung von Vorschau, Download, Versionsaktualisierung, Teilen und L\u00f6schen.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/watermarking\/\">Dynamische Wasserzeichen<\/a> sind ein separat erh\u00e4ltliches Add-on. Einzelheiten zu Bereitstellung und Schutz finden Sie unter <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/security\/\">die Sicherheit von Folderit<\/a> und bei der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/unternehmensplane\/on-premises-dokumentenmanagementsystem\/\">On-Premises-Option<\/a>.<\/p><\/div>\n<div id=\"h-approvals-acknowledgements-and-esignatures-built-in\"><h3>Behalten Sie Entscheidungen mit dem Dokument.<\/h3><p>Nutzen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/software-zur-automatisierung-von-dokumentenworkflows\/\">Nutzen Sie Dokumentenworkflows<\/a> f\u00fcr Pr\u00fcfung, Freigabe, Lesebest\u00e4tigung und Unterzeichnung. Setzen Sie Teilnehmer in parallelen, seriellen oder benutzerdefinierten Stufen und verschieben Sie das Element optional nach erfolgreicher Fertigstellung in einen anderen Ordner.<\/p><p>Die Workflow-Details zeigen Teilnehmer, Entscheidungen, Kommentare und Zeitstempel. W\u00e4hlen Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/elektronische-signaturen-mit-folderit-esign\/\">Unterschriftsmethode<\/a> und den Plan passend zu Ihrem Prozess.<\/p><\/div>\n<div><h3>Behalten Sie Dateiversionen zusammen<\/h3><p>Laden Sie einen Ersatz als <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/versioning-file-history\/\">neue Dateiversion hoch,<\/a> um fr\u00fchere Fassungen mit gemeinsamen Metadaten zu erhalten. Die Versionsliste kennzeichnet die aktuelle Datei und zeigt, welcher Version eine Workflow-Aufgabe zugeordnet ist.<\/p><p>Eine Freigabe einer fr\u00fcheren Version bedeutet nicht, dass die neue Version freigegeben ist. Senden Sie die \u00fcberarbeitete Datei zur eigenen Freigabe, wenn Ihr Prozess dies erfordert.<\/p><\/div>\n<div><h3>Finden und exportieren Sie die Aktivit\u00e4tsverlaufshistorie.<\/h3><p>Administratoren k\u00f6nnen den <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/audit-log\/\">globalen Audit-Trail<\/a> nach Datum, Benutzer, Bereich und Aktion filtern \u2013 etwa zur Pr\u00fcfung von Downloads oder L\u00f6schungen in einem bestimmten Zeitraum.<\/p><p>Exportieren Sie den Audit-Trail als XLSX, ODS oder CSV zur Pr\u00fcfung. Dies bietet Ihrem Team eine Aktivit\u00e4tsaufzeichnung, die gemeinsam mit den eigenen Richtlinien und Verfahren gepr\u00fcft werden kann.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-examples\"><span id=\"h-where-folderit-makes-the-biggest-difference\"><\/span><h2>Beginnen Sie mit einem Register, das Ihr Team w\u00f6chentlich verwendet.<\/h2>\n<p>Dies sind Beispielkonfigurationen, die Sie an Ihre Organisation anpassen k\u00f6nnen.<\/p>\n<div class=\"rec-examples\"><div><h3>Vorfallsregister<\/h3><p>Sammeln Sie das Vorfalldatum, den Standort, die Abteilung, die Beschreibung, die verantwortliche Person und Fotos. Machen Sie die wesentlichen Felder erforderlich, und filtern Sie dann nach Abteilung oder Datum bei der Vorbereitung einer \u00dcberpr\u00fcfung.<\/p><\/div><div><h3>Vertragsregister<\/h3><p>Erfassen Sie Vertragspartner, verantwortliche Person, Status und Enddatum zusammen mit dem angeh\u00e4ngten Vertrag. Konfigurieren Sie eine Verl\u00e4ngerungserinnerung und ein Nummerierungsschema, damit sich Gespr\u00e4che auf denselben Datensatz beziehen.<\/p><\/div><div><h3>Anlagenbest\u00e4nde<\/h3><p>Behalten Sie die Anlagen-ID, den Standort, die verantwortliche Person und die Service-Daten in einem Formular. Ein Inspektionsformular kann ein Relationsfeld verwenden, um eine bestehende Anlagenaufzeichnung auszuw\u00e4hlen und jede Inspektion mit ihrer Anlage zu verkn\u00fcpfen.<\/p><\/div><\/div>\n<p class=\"rec-closing\">Vereinbaren Sie zun\u00e4chst Felder, Zugriffsrechte und Pr\u00fcftermine f\u00fcr einen Datensatztyp. Testen Sie die Einrichtung mit einigen repr\u00e4sentativen Datens\u00e4tzen, bevor Sie sie in einer ganzen Abteilung einsetzen.<\/p>\n<\/section>\n<section class=\"rec-cta\" id=\"h-see-folderit-in-action\"><h2>Sehen Sie, wie Ihre Aufzeichnungen in Folderit funktionieren w\u00fcrden<\/h2><p>Bringen Sie ein Beispielregister, eine Formularvorlage oder einen Aufbewahrungsprozess in eine Demo, oder versuchen Sie, es selbst zu erstellen.<\/p><div class=\"rec-actions\"><a class=\"rec-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/de\/signup\/\">Probieren Sie Folderit kostenlos aus<\/a><a class=\"rec-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">Buchen Sie eine Live-Demo<\/a><\/div><p class=\"rec-small\">Vergleichen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">Pl\u00e4ne und eingeschlossene Funktionen<\/a> f\u00fcr Ihr Team.<\/p><\/section>\n<\/div>\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Verwalten Sie Dokumente und strukturierte Datens\u00e4tze mit 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