{"id":73144,"date":"2026-03-12T14:53:25","date_gmt":"2026-03-12T12:53:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73144"},"modified":"2026-10-30T11:35:53","modified_gmt":"2026-10-30T09:35:53","slug":"was-ist-docuware","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-docuware\/","title":{"rendered":"Was ist DocuWare?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare ist ein umfassendes elektronisches <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-dms-system\/\">Dokumentenmanagementsystem (DMS)<\/a> und Workflow-Automatisierungsplattform, die entwickelt wurde, um Unternehmensinformationen zu digitalisieren und zu verwalten. Die DocuWare-Software bietet robuste Integrationsf\u00e4higkeiten und eignet sich f\u00fcr verschiedene Branchen wie Finanzen, HR und Vertrieb. Sie fungiert als zentrales Repository, in dem Organisationen Dokumente sicher erfassen, speichern, indizieren und abrufen k\u00f6nnen. \u00dcber die einfache Speicherung hinaus nutzt DocuWare digitale Workflows, um Gesch\u00e4ftsprozesse zu automatisieren, wie z. B. die Freigabe von Rechnungen und die Personalakten-Einarbeitung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare ist sowohl als cloudbasierte SaaS-L\u00f6sung (Software as a Service) als auch als On-Premises-Installation verf\u00fcgbar und unterst\u00fctzt Unternehmen dabei, in eine papierlose Umgebung \u00fcberzugehen, indem physische Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden. Es gew\u00e4hrleistet die Datenintegrit\u00e4t, unterst\u00fctzt die regulatorische Konformit\u00e4t und verbindet disparate Teams durch sichere Informationsweitergabe.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-docuware-s-key-components\"><strong>Die Schl\u00fcsselkomponenten von DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die DocuWare-Plattform besteht aus mehreren integrierten Modulen, die zusammenarbeiten, um eine umfassende Dokumentenmanagement-Software bereitzustellen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Digitale Aktenschr\u00e4nke:<\/strong> Dies sind zentrale digitale Repositories f\u00fcr die organisierte Dokumentenspeicherung. Sie fungieren als Datenbank, in der Dokumente indiziert und gesichert werden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Workflow Manager:<\/strong> Ein grafischer Editor, der das Erstellen komplexer Workflows vereinfacht. Benutzer k\u00f6nnen einzelne Elemente in einem Flussdiagramm einfach per Drag-and-Drop hinzuf\u00fcgen, ohne Programmierkenntnisse zu ben\u00f6tigen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Intelligente Indizierung:<\/strong> Ein KI-gest\u00fctzter Dienst, der Dokumente automatisch klassifiziert und Daten (Metadaten) extrahiert, um Indexfelder zu bef\u00fcllen.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-elektronisches-formular\/\"><strong>eForms:<\/strong><\/a> Web-basierte Formulare, die Informationen erfassen, um digitale Workflows ohne Erfordernis eines physischen Dokuments zu initiieren.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Mobile App:<\/strong> Eine native Anwendung, mit der Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben, Antr\u00e4ge freigeben und Aufgaben auch bei ortsunabh\u00e4ngiger Arbeit zeitnah erledigen k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-docuware-works\"><strong>So funktioniert DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das Verst\u00e4ndnis der technischen Architektur hilft Organisationen, erfolgreiche Implementierungen zu planen. Das System von DocuWare basiert auf der Logik \u201eErfassen, Speichern, Verwalten und Automatisieren&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-das-dokumentenlebenszyklusmanagement\/\"><strong>Dokumentenlebenszyklusmanagement:<\/strong><\/a><strong> <\/strong>Von der Erfassung, dem Teilen, der Pr\u00fcfung, der Freigabe und dem Archivieren bis zur endg\u00fcltigen Entsorgung. DocuWare zentralisiert das Dokumentenmanagement aus jeder Quelle (E-Mail, Papier, Web-Formulare), extrahiert Schl\u00fcsseldaten und speichert diese strukturiert, sodass Benutzer Dateien sofort finden und Aufgaben umgehend abschlie\u00dfen k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): <\/strong>IDP nutzt KI und Automatisierung, um die Erfassung, das Verst\u00e4ndnis und das Dokumentenmanagement zu verbessern und schnellere, genauere Workflows zu schaffen. Diese Erweiterung von DocuWare extrahiert effizient komplexe, unstrukturierte Daten, auch aus handschriftlichen oder verwitterten Seiten, und klassifiziert diese im Hintergrund, um die Gesch\u00e4ftskontinuit\u00e4t aufrechtzuerhalten.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Aufgabenverwaltung und Benachrichtigung: <\/strong>Die Automatisierung von DocuWare stellt sicher, dass Benutzer niemals Aufgaben verpassen. Aufgaben werden in automatisch aktualisierten Listen gruppiert, wie z. B. &#8220;Neue Vertr\u00e4ge pr\u00fcfen&#8221; oder &#8220;HR-Dokumente freigeben&#8221;. Dokumente werden basierend auf Kriterien sofort hinzugef\u00fcgt oder entfernt. E-Mail-Benachrichtigungen warnen Stakeholder \u00fcber erforderliche Aufmerksamkeit.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-core-features-and-capabilities\"><strong>Welche sind die Kernfunktionen und F\u00e4higkeiten von DocuWare?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare bietet eine Suite von Tools an, die entwickelt wurden, um <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-das-dokumentenlebenszyklusmanagement\/\">den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten<\/a>. Sobald DocuWare implementiert ist, optimiert es Dokumentenworkflows und integriert sich in bestehende Gesch\u00e4ftsprozesse f\u00fcr maximale Effizienz.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Die Kernfunktionen und -f\u00e4higkeiten von DocuWare umfassen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Intelligente Indizierung:<\/strong> Die DocuWare-Plattform verwendet K\u00fcnstliche Intelligenz (KI) und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente zu &#8220;lesen&#8221;. Sie identifiziert automatisch wichtige Datenfelder (wie Lieferantenname, Datum oder Gesamtbetrag) und wandelt diese in strukturierte Indexbegriffe um.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Automatisierte Verarbeitung:<\/strong> Das System kann Batch-Scans in einzelne Dateien aufteilen und diese dem richtigen digitalen Ordner zuweisen. Dadurch entf\u00e4llt die manuelle Dateneingabe, und die Dateien werden von Anfang an korrekt archiviert.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Aufgabenmanagement:<\/strong> Wenn ein Gesch\u00e4ftsdokument Aufmerksamkeit erfordert (z. B. eine Rechnung, die eine Freigabe ben\u00f6tigt), weist das System eine Aufgabe an den zust\u00e4ndigen Benutzer zu.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ausl\u00f6ser und Regeln:<\/strong> Dokumentenworkflows werden durch bestimmte Ereignisse ausgel\u00f6st, wie z. B. das Speichern eines Gesch\u00e4ftsdokuments oder das \u00c4ndern eines Statusfeldes. Beispielsweise kann der Dokumentenworkflow automatisch ein Dokument an einen leitenden Manager weiterleiten, wenn der Rechnungsbetrag eine festgelegte Grenze \u00fcberschreitet.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>ERP- und CRM-Integrationen:<\/strong> Es verbindet sich mit Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und QuickBooks.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>E-Mail-Integration:<\/strong> Benutzer k\u00f6nnen E-Mails und Anh\u00e4nge direkt aus Microsoft Outlook oder Gmail in das zentrale Archiv speichern, ohne ihren E-Mail-Client verlassen zu m\u00fcssen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Hardware:<\/strong> Die Software funktioniert mit praktisch jedem Scanner oder Multifunktionsdrucker, um Papierdokumente einzuscannen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Volltextsuche:<\/strong> Suchen nach einem beliebigen Wort im Dokumentinhalt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Indexfelder:<\/strong> Filtern nach spezifischen Metadaten, wie z. B. &#8220;Datum&#8221;, &#8220;Kunden-ID&#8221; oder &#8220;Dokumententyp&#8221;.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ordneransichten:<\/strong> Durchsuchen einer traditionellen Ordnerstruktur, die die Indexdaten widerspiegelt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-security-features\"><strong>Welche Sicherheitsfunktionen bietet DocuWare?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare bietet unternehmensweite Sicherheit zum Schutz sensibler Gesch\u00e4ftsdaten und zur Unterst\u00fctzung der regulatorischen Compliance.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Verschl\u00fcsselung:<\/strong> Alle Dokumente werden mit AES-Verschl\u00fcsselung (256-Bit) gespeichert, dem US-amerikanischen Standard f\u00fcr sichere Daten. Die Kommunikation zwischen Client und Server wird \u00fcber HTTPS\/TLS gesch\u00fctzt.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-sind-zugriffsberechtigungen\/\"><strong>Zugriffsrechte:<\/strong><\/a> Administratoren k\u00f6nnen strenge Berechtigungsebenen festlegen. Sie k\u00f6nnen steuern, wer Dokumente basierend auf Benutzerrollen oder Gruppen lesen, bearbeiten, exportieren oder l\u00f6schen darf.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-audit-trail-im-dokumentenmanagement\/\"><strong>Audit-Trails:<\/strong> <\/a>Das System protokolliert jede ausgef\u00fchrte Aktion an einem Dokument. Dies erzeugt eine transparente Historie dar\u00fcber, wer auf eine Datei zugegriffen hat und welche \u00c4nderungen vorgenommen wurden, was f\u00fcr Audits unerl\u00e4sslich ist.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Aufbewahrungsrichtlinien:<\/strong> Organisationen k\u00f6nnen automatisierte Regeln festlegen, um Dokumente f\u00fcr einen zwingenden Zeitraum (z. B. 7 Jahre f\u00fcr Steuerunterlagen) zu speichern und diese anschlie\u00dfend automatisch zu l\u00f6schen. Dies hilft, die Anforderungen f\u00fcr die Aufbewahrung zu erf\u00fcllen. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-bedeutet-dsgvo-konformes-dokumentenmanagement\/\">DSGVO<\/a>, HIPAA und SOC 2.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-deployment-models\"><strong>Welche Deployment-Modelle bietet DocuWare an?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare bietet Flexibilit\u00e4t hinsichtlich der Hosting-Optionen der Software und passt sich unterschiedlichen IT-Strategien an.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>DocuWare Cloud: <\/strong>Dies ist ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, das auf Microsoft Azure gehostet wird. Es bietet hohe Skalierbarkeit, automatische Updates und keine Serverwartung f\u00fcr den Kunden. Es ist ideal f\u00fcr Organisationen, die eine schnelle Implementierung w\u00fcnschen, ohne in interne Hardware zu investieren.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>On-Premises: <\/strong>F\u00fcr Organisationen, die direkte Kontrolle \u00fcber ihre Server und Datenspeicher ben\u00f6tigen, kann DocuWare auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert werden. Diese Version bietet denselben Funktionsumfang wie die Cloud-Version, \u00fcbertr\u00e4gt jedoch die Verantwortung f\u00fcr Backups und Serverwartung auf das interne IT-Team.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-common-docuware-use-cases\"><strong>H\u00e4ufige DocuWare-Anwendungsf\u00e4lle<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Obwohl DocuWare branchenunabh\u00e4ngig ist, wird sie h\u00e4ufig zur Modernisierung spezifischer Abteilungen eingesetzt. Durch die Optimierung des Dokumentenmanagements hilft DocuWare Kunden, Gesch\u00e4ftsprozesse zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erh\u00f6hen.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Kreditorenbuchhaltung:<\/strong> Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, des Drei-Wege-Abgleichs und der Freigabeweiterleitung, um Zahlungen zu beschleunigen, Eingabefehler zu vermeiden und Kosten manueller Verarbeitung zu senken.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Personalmanagement:<\/strong> Verwaltung von Personalakten, Automatisierung von Onboarding-Checklisten und sichere Speicherung sensibler Personalakten.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vertrieb und <\/strong><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-vertragsmanagement-software\/\"><strong>Vertragsmanagement:<\/strong><\/a> Zentralisierung der Vertragsarchivierung und Automatisierung der Erinnerungsfunktionen f\u00fcr Verl\u00e4ngerungen, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst werden, sowie die M\u00f6glichkeit f\u00fcr Teams, Dokumenten\u00e4nderungen und Freigaben in Echtzeit zu \u00fcberwachen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Compliance und Aufbewahrung:<\/strong> Wendet automatisch eine <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-eine-aufbewahrungssperre\/\">Aufbewahrungssperre <\/a>gem\u00e4\u00df den Aufbewahrungsregeln des Dokuments anhand seiner Metadaten an. Diese legt fest, wie es gespeichert wird, wann es zur L\u00f6schung vorgesehen ist und wer vor der Ma\u00dfnahme benachrichtigt werden muss.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wer ist die Zielgruppe von DocuWare?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare ist eine skalierbare <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-dms-system\/\">Dokumentenmanagement-Software<\/a> f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe, von kleinen und mittleren Unternehmen bis zu gro\u00dfen Konzernen. Durch seine Vielseitigkeit kann DocuWare in unterschiedlichen Branchen spezifische Anforderungen und Herausforderungen adressieren.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Gesundheitswesen: <\/strong>Im Gesundheitswesen verwaltet DocuWare Patientenakten und stellt die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA sicher. Es verbessert die Patientenversorgung, indem es einen schnellen und sicheren Zugriff auf wesentliche Informationen erm\u00f6glicht und so die gesamte Gesundheitsversorgungserfahrung verbessert.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Finanzen: <\/strong>Finanzinstitute nutzen DocuWare, um Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung und die Pr\u00fcfungsvorbereitung zu optimieren. Zudem gew\u00e4hrleistet es die Sicherheit sensibler finanzieller Daten und sichert die Einhaltung branchenspezifischer Standards.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Bildung: <\/strong>Bildungseinrichtungen profitieren von DocuWare durch effizientes Management von Sch\u00fclerakten, die Vereinfachung administrativer Prozesse und die Verbesserung der Kommunikation zwischen Abteilungen, Sch\u00fclern und Eltern.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Produktion: <\/strong>Hersteller nutzen DocuWare, um Auftr\u00e4ge, Lagerbestandsaufzeichnungen und Compliance-Dokumente effizient zu verwalten. Diese Funktionalit\u00e4t gew\u00e4hrleistet, dass die Abl\u00e4ufe reibungslos ablaufen und regulatorische Anforderungen sowie Kundenw\u00fcnsche erf\u00fcllt werden.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>DocuWare: DocuWare ist eine Plattform f\u00fcr Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. 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