{"id":73139,"date":"2026-08-05T18:40:23","date_gmt":"2026-08-05T15:40:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73139"},"modified":"2026-10-30T10:04:20","modified_gmt":"2026-10-30T08:04:20","slug":"was-ist-ein-edrms","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-edrms\/","title":{"rendered":"Was ist ein EDRMS?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Schnelle Antwort:<\/strong> Ein EDRMS (Electronic Document and Records Management System) verwaltet sowohl den aktiven Lebenszyklus von Gesch\u00e4ftsdokumenten \u2013 Erstellung, Pr\u00fcfung, Freigabe und Versionskontrolle \u2013 als auch die formale Aufbewahrung von Unterlagen: Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrungsregeln und nachvollziehbare Aussonderung. Es vereint Dokumentenmanagement und Aktenverwaltung in einem System. Organisationen k\u00f6nnen damit kontrolliert und pr\u00fcfbar nachweisen, wer jedes Dokument erstellt, freigegeben, aufgerufen und schlie\u00dflich gel\u00f6scht hat.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein <strong>EDRMS<\/strong> ist ein elektronisches Dokumenten- und Aktenmanagementsystem, eine Plattform, die Dokumente von der ersten Entwurfsfassung bis zur rechtlichen Vernichtung oder Archivierung steuert. Der Begriff ist in der \u00f6ffentlichen Verwaltung, im Gesundheitswesen, im Rechtsbereich und in regulierten Branchen \u00fcblich, in denen Organisationen nicht nur nachweisen m\u00fcssen, dass Dokumente gespeichert sind, sondern dass sie gelenkt werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Unterscheidung im Namen ist entscheidend. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/was-ist-dokumentenmanagement\/\"><strong>Dokumentenmanagement<\/strong><\/a> umfasst aktive Dateien: Entwurf, Versionierung, Freigabe, Zusammenarbeit und Verteilung. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-records-management\/\"><strong>Aktenverwaltung<\/strong><\/a> umfasst abgeschlossene Dokumente, die Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4nge nachweisen: Vertr\u00e4ge, unterzeichnete Richtlinien, Finanzunterlagen und beh\u00f6rdliche Meldungen, die Organisationen f\u00fcr festgelegte Zeitr\u00e4ume aufbewahren und dokumentiert aussondern m\u00fcssen. Ein EDRMS verwaltet beides mit gemeinsamen Zugriffskontrollen und einem Audit-Trail.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-what-does-an-edrms-actually-do\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Was macht ein EDRMS eigentlich?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein EDRMS liegt \u00fcber Ihren Dateien und wendet Regeln darauf an. In der Praxis bietet es sechs Kernfunktionen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-versionskontrolle\/\"><strong>Versionskontrolle<\/strong><\/a>: jedes Dokument verf\u00fcgt \u00fcber eine autoritative aktuelle Version, mit einer vollst\u00e4ndigen Historie fr\u00fcherer Versionen und dar\u00fcber, wer was ge\u00e4ndert hat.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/workflow-fuer-die-dokumentengenehmigung-in-dms\/\"><strong>Freigabeworkflows<\/strong><\/a>: Dokumente durchlaufen definierte Pr\u00fcfschritte und Freigabestufen, wobei an jedem Schritt eine festgehaltene Entscheidung dokumentiert wird.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Zugriffsberechtigungen<\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-role-based-access-control-rbac\/\">rollenbasierte Berechtigungen<\/a> legen nach dem Prinzip der geringsten Rechte fest, wer Dokumente ansehen, bearbeiten, hochladen oder teilen darf.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Audit-Trails<\/strong>: Das System protokolliert jede Aktion \u2013 Hochladen, Bearbeiten, Freigeben, Herunterladen, Teilen und L\u00f6schen \u2013 mit Zeitstempel und Benutzeridentit\u00e4t. So entsteht <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-ein-audit-trail-im-dokumentenmanagement\/\">eine vollst\u00e4ndige Aufzeichnung der Dokumentenaktivit\u00e4t<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Aufbewahrung und Vernichtung<\/strong>: Das System bewahrt Unterlagen f\u00fcr die gesetzlich oder durch Richtlinien vorgeschriebene Dauer auf. Anschlie\u00dfend archiviert oder vernichtet es sie mit Nachweis der Entscheidung entsprechend der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/best-practices-for-document-retention-in-a-document-management-system\/\">festgelegten Aufbewahrungspraxis<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Klassifizierung und Suche<\/strong>: Metadaten, Dokumentennummern und <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-with-ocr\/\">Volltext-OCR-Suche von gescannten Dateien<\/a> erm\u00f6glichen ein schnelles und zuverl\u00e4ssiges Wiederfinden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Schicht des Records Managements ist das, was ein EDRMS von gew\u00f6hnlicher Dateispeicherung unterscheidet. Die DSGVO verlangt beispielsweise, dass Organisationen personenbezogene Daten nicht l\u00e4nger als notwendig aufzubewahren haben und die Einhaltung dieses Grundsatzes nachweisen k\u00f6nnen. Ein gemeinsamer Speicher kann ein Aufbewahrungsplan nicht durchsetzen. Ein EDRMS kann dies.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-why-does-an-edrms-matter-for-compliance-and-audit-readiness\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Warum ist ein EDRMS f\u00fcr Compliance und Audit-Readiness von Bedeutung?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Regulatorische Rahmenwerke wie ISO 9001, ISO 27001, GDPR und HIPAA enthalten alle Anforderungen, die direkt auf die EDRMS-F\u00e4higkeiten abbilden. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/iso-9001-document-control-guide-smes\/\">ISO 9001 Klausel 7.5<\/a> erfordert, dass dokumentierte Informationen kontrolliert werden: vor der Freigabe genehmigt, vor unbeabsichtigten \u00c4nderungen gesch\u00fctzt und gem\u00e4\u00df festgelegten Regeln aufbewahrt. Pr\u00fcfer akzeptieren die Aussage \u201eWir halten alles in SharePoint&#8221; nicht als Nachweis f\u00fcr die Kontrolle. Sie verlangen den Freigabebeweis, die Versionshistorie und die Umsetzung der Aufbewahrungsrichtlinie.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ohne ein EDRMS r\u00fcsten Organisationen diese Beweismittel in der Regel manuell zusammen: Sie durchsuchen E-Mail-Threads nach Freigabe-Unterschriften, rekonstruieren Versionsverl\u00e4ufe aus Dateinamen wie &#8220;Policy_v3_FINAL_v2&#8221; und hoffen, dass niemand relevante Inhalte gel\u00f6scht hat. Hier entstehen die Nichtkonformit\u00e4ten. Eine L\u00fccke in der Dokumentenlenkung ist einer der h\u00e4ufigsten Befunde in ISO 9001-Audits, und es handelt sich fast immer um ein Systemproblem statt um ein Problem der Sorgfalt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein EDRMS <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/how-document-management-systems-facilitate-audit-preparation-a-comprehensive-guide\/\">verwandelt die Auditvorbereitung von einer hektischen Suche in einen Bericht<\/a>. Wenn das System Freigaben, Lesebest\u00e4tigungen und Zugriffe automatisch protokolliert, liegen die Nachweise bereits vor, sobald der Auditor sie anfordert. Folderit integriert beispielsweise Freigabeworkflows, nachverfolgte Lesebest\u00e4tigungen, automatisierte Aufbewahrung und vollst\u00e4ndige Audit-Trails direkt in die Plattform. Ein Qualit\u00e4tsmanager kann die Nachweise in Minuten abrufen, statt sie tagelang zu rekonstruieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-edrms-vs-file-storage-what-is-the-difference\" class=\"wp-block-heading\"><strong>EDRMS im Vergleich zur Dateispeicherung: Was ist der Unterschied?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/sharepoint-alternatives\/\">SharePoint<\/a>, Google Drive und Dropbox speichern Dateien. Ein EDRMS steuert sie. Der Unterschied zeigt sich in spezifischen, \u00fcberpr\u00fcfbaren Aspekten:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Frage<\/strong><\/th><th><strong>Dateispeicher<\/strong><\/th><th><strong>EDRMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Wer hat dieses Dokument freigegeben und wann?<\/td><td>Keine Antwort verf\u00fcgbar<\/td><td>Ein protokollierter Freigabenachweis<\/td><\/tr><tr><td>Ist dies die aktuelle Version?<\/td><td>St\u00fctzt sich auf Namenskonventionen und Disziplin<\/td><td>Sichert eine einzige autoritative Version<\/td><\/tr><tr><td>Hat jeder Mitarbeiter die aktualisierte Richtlinie gelesen?<\/td><td>Nicht feststellbar<\/td><td>Erfasst <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-acknowledgement-workflow\/\">Lesebest\u00e4tigungen<\/a> f\u00fcr jede Person<\/td><\/tr><tr><td>Welche Aufzeichnungen sind in diesem Quartal zur Vernichtung f\u00e4llig?<\/td><td>Erfordert eine Tabelle und Erinnerungsverm\u00f6gen<\/td><td>Wendet Aufbewahrungsregeln automatisch an<\/td><\/tr><tr><td>Wer hat diesen Vertrag im letzten Monat heruntergeladen?<\/td><td>Die Zugriffsprotokolle sind bestenfalls unvollst\u00e4ndig<\/td><td>Protokolliert jedes Zugriffsereignis<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In dieser L\u00fccke liegt das Compliance-Risiko. Organisationen erkennen es h\u00e4ufig erst nach einem gescheiterten Audit, einem Vertragsstreit mit unauffindbarer unterzeichneter Fassung oder einer Auskunftsanfrage einer betroffenen Person, die Wochen statt Tage beansprucht.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-do-smes-need-a-full-enterprise-edrms\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Brauchen KMUs ein vollumf\u00e4ngliches EDRMS f\u00fcr den Unternehmensbereich?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Traditionell waren EDRMS-Plattformen Unternehmensprojekte: OpenText, Documentum und \u00e4hnliche Systeme erforderten Implementierungen von 6 bis 12 Monaten, dedizierte IT-Ressourcen und eine von Beratern geleitete Konfiguration. Diese Investitionsskala machte Sinn f\u00fcr Regierungen und gro\u00dfe Konzerne. Sie schloss die Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitern aus, die denselben regulatorischen Anforderungen gegen\u00fcberstehen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dieser Kompromiss gilt nicht mehr. Cloud-basierte EDRMS-Plattformen bieten nun die Kernfunktionen (kontrollierte Lebenszyklen, Freigabeworkflows, Automatisierung der Aufbewahrung, Audit-Trail) an, wobei die Bereitstellung in Tagen erfolgt und die Administration von Gesch\u00e4ftsanwendern statt von IT-Abteilungen \u00fcbernommen wird. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-pricing-guide-what-smes-should-expect-to-pay\/\">Preismodelle pro Plan statt pro Benutzerlizenzierung<\/a> halten die Gesamtkosten auch bei wachsenden Teams kalkulierbar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr ein <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-for-smes-buyers-guide-2026\/\">KMU bei der Auswahl eines EDRMS<\/a> sind drei Fragen wichtiger als die Anzahl der Funktionen:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>K\u00f6nnen nicht-technische Mitarbeiter es verwalten, oder erfordern alle Berechtigungs\u00e4nderungen den IT-Support?<\/li>\n\n\n\n<li>Sind Compliance-Funktionen wie Freigabearbeitsabl\u00e4ufe, Aufbewahrungsregeln und Audit-Trails integriert oder werden sie als Add-ons und Plugins von Drittanbietern verkauft?<\/li>\n\n\n\n<li>Bietet der Anbieter <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/on-premises-vs-cloud-document-management-whats-best-for-your-business\/\">M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Datenresidenz<\/a> die Ihre regulatorische Umgebung erf\u00fcllen, wie z. B. EU-Hosting f\u00fcr Organisationen, die durch die DSGVO geregelt werden?<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die praktische Lehre: Ein EDRMS ist kein IT-Projekt, sondern eine Governance-Entscheidung. Die Organisationen, die eines vor einem Audit-Failure einf\u00fchren, geben einen Bruchteil dessen aus, was diejenigen ausgeben, die eines nach einer Nichtkonformit\u00e4t einf\u00fchren, sowohl in Bezug auf Geld als auch auf Glaubw\u00fcrdigkeit. Wenn Ihr <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/was-ist-dokumentenkontrolle-und-wie-funktioniert-sie\/\">Dokumentenlenkung<\/a> derzeit von sorgf\u00e4ltigen Dateinamen und E-Mail-Freigaben abh\u00e4ngt, ist die L\u00fccke zwischen Ihrer Ablage und einem echten EDRMS messbar. Fr\u00fcher oder sp\u00e4ter wird ein Auditor sie f\u00fcr Sie messen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>EDRMS: EDRMS steht f\u00fcr Electronic Document and Records Management System. 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