{"id":73133,"date":"2026-08-12T16:25:49","date_gmt":"2026-08-12T13:25:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73133"},"modified":"2026-10-30T11:35:48","modified_gmt":"2026-10-30T09:35:48","slug":"was-ist-dokumentenklassifizierung","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/glossar-zum-dokumentenmanagement\/was-ist-dokumentenklassifizierung\/","title":{"rendered":"Was ist Dokumentenklassifizierung?"},"content":{"rendered":"\n

Dokumentenklassifizierung<\/strong> ist der Prozess, Dokumente anhand ihres Inhalts, ihrer Vertraulichkeit oder ihrer gesch\u00e4ftlichen Funktion in festgelegte Kategorien einzuordnen. Sie bestimmt, wer auf ein Dokument zugreifen darf, wie lange es aufbewahrt werden muss und welche Kontrollen w\u00e4hrend seines gesamten Lebenszyklus gelten<\/a>. Damit bildet sie eine Grundlage f\u00fcr Dokumentenlenkung und Compliance.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Dokumentenklassifizierung werden Dokumente nach Inhalt, Vertraulichkeitsstufe oder ihrer Rolle im Unternehmen festgelegten Kategorien zugeordnet. Das ist wichtig, weil alle nachgelagerten Kontrollen \u2013 von Zugriffsrechten<\/a> \u00fcber Aufbewahrungsregeln bis zu Audit-Nachweisen<\/a>\u2013 davon abh\u00e4ngen, um welche Art von Dokument es sich handelt.<\/p>\n\n\n\n

Ein Vertrag, ein Qualit\u00e4tsverfahren, eine Personalakte und eine Marketingbrosch\u00fcre tragen jeweils unterschiedliche Risiken und unterschiedliche Verpflichtungen. Die Klassifizierung ist der Weg, wie eine Organisation diese Unterschiede explizit und durchsetzbar macht, anstatt sie dem individuellen Ermessen zu \u00fcberlassen.<\/p>\n\n\n\n

Welche sind die Haupttypen der Dokumentenklassifizierung?<\/h2>\n\n\n\n

Die meisten Organisationen klassifizieren Dokumente \u00fcber mehrere Dimensionen, h\u00e4ufig in Kombination:<\/p>\n\n\n\n

Klassifizierungsdimension<\/th>Was es abdeckt<\/th><\/tr><\/thead>
Gesch\u00e4ftsfunktion<\/strong><\/td>Vertr\u00e4ge, Rechnungen, HR-Akten, Qualit\u00e4tsverfahren, Richtlinien, Projektleistungen. Meistens werden diese den Abteilungen oder Prozessen zugeordnet.<\/td><\/tr>
Sensibilit\u00e4t<\/strong><\/td>\u00d6ffentlich, intern, vertraulich, eingeschr\u00e4nkt. Eine explizite Anforderung an die Dokumentenlenkung in ISO 27001<\/a> -Umgebungen (Anhang A 5.12, Fassung 2022).<\/td><\/tr>
Lebenszyklusstatus<\/strong><\/td>Entwurf, in Pr\u00fcfung, genehmigt, ver\u00f6ffentlicht, ersetzt, archiviert. St\u00fctzt kontrolliertes Dokumentenmanagement<\/a> in ISO 9001-Qualit\u00e4tssystemen.<\/td><\/tr>
Aufbewahrungs-Kategorie<\/strong><\/td>Dokumente gruppiert nach der Dauer ihrer Aufbewahrung und dem Zeitpunkt ihrer Vernichtung, gesteuert durch DSGVO<\/a>, Steuerrecht, Arbeitsrecht oder branchenspezifische Vorschriften.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

Die Klassifizierungsmethode variiert ebenfalls:<\/p>\n\n\n\n